Assistant de Direction H/F - Ch de Digne les Bains

Le CENTRE HOSPITALIER de DIGNE LES BAINS (04) recherche un ADJOINT ADMINISTRATIF poste : ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F) :
POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE

1. REFERENCES REGLEMENTAIRES
Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière :
http://www.metiers-fonctionpubliquehospitaliere.sante.gouv.fr/

2. CONTEXTE ORGANISATIONNEL
L'assistante de direction a pour mission principale d'assurer le secrétariat et l'assistance administrative , en contribuant à l'efficacité de son action et à la bonne coordination des activités du centre hospitalier. Elle assure la gestion de l'information, la coordination des agendas et l'organisation des réunions, en toute autonomie et discrétion.

2.1. SERVICE
Directions contractualisation, efficience, système d'information, finances, qualité.
Secrétariat situé à la direction générale.

2.2. HORAIRES
37 heures 30. Horaires journée Lundi au vendredi, repos fixes.
- 1 agent : 8h30-12h30 / 13h30-17h
- 1 agent : 9h-12h / 12h30-17h
Auto remplacement pendant les absences.

2.3. RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
Hiérarchie : Directeur adjoint

3. COMPETENCES ATTENDUES AU REGARD DES ACTIVITES DU POSTE
3.1. SAVOIR FAIRE

Maîtrise des outils informatiques, bureautiques
Maîtrise de l'expression écrite et orale

3.2. SAVOIR ETRE

Discrétion professionnelle Obligation de réserve Confidentialité
Sens du relationnel et de l'accueil
Sens de l'organisation et de gestion des priorités
Sens du travail en équipe

3.3. ACTIVITES

Organisation de l'agenda du directeur et accueil :
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, visios, conférences téléphoniques).
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du département (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du directeur :
Réceptionner, trier, traiter et dispatcher le courrier et les courriels pour ne présenter que les informations essentielles.
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).

3.4. FORMATION / EXPERIENCE

Formation et/ou expérience souhaitée d'assistante de direction.
La connaissance de l'institution hospitalière est un plus.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique