Chargé de Projet Logiciel de Courrier - Conseil Departemental des Alpes de Haute Provence H/F - Conseils départementaux

- assurer les missions de chef de projet du logiciel Elise,
- être responsable applicatif Elise,
- être référent auprès des services utilisateurs : appui, conseil et formation des utilisateurs,
- manager les missions du courrier,
- assurer la gestion du courrier entrant et sortant à l'Hôtel du Département,
- aider à la rédaction de marchés publics,
- assurer la gestion administrative,
- assister la responsable de l'unité

Chef de projet utilisateur du logiciel Elise :
- lien entre les utilisateurs et la Direction des systèmes d'information.
- recensement des incidents sur les courriers numérisés, recensement des besoins d'évolution des directions, formulation des demandes d'évolutions globales...
- accompagnement des utilisateurs du logiciel Elise à chaque niveau d'usage :
- paramétrage du logiciel pour les nouveaux utilisateurs et les nouveaux usages
- formation des nouveaux utilisateurs,
- suivi de l'utilisation du logiciel :
- contrôle des usages : recensement des anomalies, statistiques, tableaux de bord (délais de traitement, etc.),
- référent dans le traitement du courrier et des dossiers numériques (dématérialisation...),

Gestion du courrier :
- gestion du courrier entrant :
- réception du courrier auprès de La Poste :
- ouverture et tri du courrier dans le respect des procédures mises en place
- gestion électronique du courrier via l'application Elise
- préparation des tournées courrier effectuées par un agent de service dans les autres bâtiments dignois
- distribution du courrier et réception du courrier sortant dans les différentes directions de l'Hôtel du Département. Tâche effectuée en début d'après midi
- préparation du courrier sortant dans le respect des procédures mises en place :
- affranchissement du courrier,
enregistrement des bordereaux,
- répartition des courriers dans les différents bacs suivant les exigences de La Poste,
- remise du courrier aux agents de La Poste,
suivi des tableaux de bord dans les domaines de compétence,
- évaluation des agents placés sous son autorité

Gestion administrative
- aide à la rédaction de marchés publics,
- prise de note et rédaction de compte rendu

- maîtrise du logiciel Elise et de son paramétrage,
- maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Word, Lotus, Intranet,.........),
- capacité à rendre compte, à formuler des propositions d'évolution,
- planification, sens de l'organisation,
- capacité d'encadrement et d'animation,
- capacités rédactionnelles,
- aptitude au travail en réseau,
- aptitude relationnelle développée, capacité à gérer les situations d'urgence et de stress,
- aptitude à l'expression orale et à la présentation (soin apporté à l'image de la collectivité),
- capacité à recueillir et gérer l'information nécessaire au bon fonctionnement des services,
- réserve et discrétion professionnelle,
- connaissance des compétences du Conseil départemental et des missions de ses différentes directions,
- rigueur, sens de l'organisation, initiative et capacité à travailler en équipe