Secrétariat Particulier de la Préfète et de Directrice de Cabinet H/F - Prefecture de Departement Alpes-De-Haute

En appui des assistantes de la préfète et de la directrice de cabinet, vous exercez différentes missions de secrétariat, notamment :
- suivre et organiser le planning/agenda de travail de la préfète et de la directrice de cabinet, assurer l'accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs), mettre en forme des documents, rédiger des courriers et les réponses aux invitations, gérer les mails ;
- planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, repas officiels, réceptions et cérémonies diverses (constitution de dossiers, élaboration des cartons d'invitation, plans de table, menus.) ;
- anticiper et aider à la préparation des cérémonies et des déplacements de la préfète et de la directrice ;
- gérer les missions des chauffeurs de la préfète et de la directrice de cabinet ;
- gérer les permanences et le suivi des congés du corps préfectoral ;
- établir et diffuser le tableau des permanences de fin de semaine ;
- réserver les billets de train/avion, et l'hôtel pour la préfète et la directrice de cabinet ;
- suivre le budget de la préfète et de la directrice de cabinet (crédits de représentation, déplacements, entretien de la résidence.).

Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.

Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jours de RTT. Par ailleurs, les horaires flexibles vous permettront d'ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.

Les petits + de votre environnement de travail :
- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,
- une organisation flexible.

Candidatez directement via l'offre (Lettre de motivation + CV)

Experience: 6 Mois

Compétences: Connaître l'environnement professionnel,Compétences en informatique - bureautique, Avoir des compétences budgétaires et comptables,Savoir rédiger

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.