F H/F - Secretariat General Commun Departementa

Lieu d'affectation : affectation principale sur le poste d'accueil en préfecture Avec polyvalence requise sur les postes d'accueil de la DDT et du centre administratif Romieu afin d'assurer la continuité de la mission sur les 3 sites (en cas de congés, formation, urgence.)Le Secrétariat Général Commun Départemental du 04 souhaite recruter un(e) chargé(e) d'accueil général. du 01/07/26,

.Mission principale d'accueil :
Lieu d'affectation : affectation principale sur le poste d'accueil en préfecture
Avec polyvalence requise sur les postes d'accueil de la DDT et du centre administratif Romieu afin d'assurer la continuité de la mission sur les 3 sites (en cas de congés, formation, urgence.)

Contenu :
Accueil du public (physique, courrier et courriel), à savoir :
. accueil physique des usagers, services extérieurs, intervenants. se présentant à l'accueil général.
. accueil et orientation des usagers convoqués (en liaison notamment avec le BENUR (qui fournit les différents plannings de rdv)
. renseignement sur les procédures aux personnes sans rdv (à partir des supports et informations données par les services compétents)
. accueil et orientation des participants aux réunions
. réception et enregistrement des plis et colis suivis remis à l'accueil
. application des mesures de sécurité (consignes Vigipirate notamment) veiller au calme et au bon ordre dans le hall d'accueil, procéder à des contrôles visuels d'ensemble réguliers, alerter la hiérarchie en cas d'incivilité, de comportement à risque. .
respecter les dispositions du guide de l'accueil de l'usager et participer à sa mise à jour, à son amélioration

Courrier et courriel : En l'absence des titulaires et/ou en renfort : . traitement du courrier postal et des courriels parvenus sur la boite fonctionnelle : tri, orientation vers le service compétent, affranchissement, renseignement des supports de suivi, édition d'enveloppes personnalisées.
. initiation et prise en charge de l'outil de gestion dématérialisée du courrier, Maarch

Vos activités complémentaires
. renfort auprès du Pôle budgétaire et de la commande publique : traitement des demandes de frais de changement de résidence et de déplacements et aide ponctuelle sur d'autres missions « comptables »
. renfort sur la mission « logistique » : configuration des salles ; participation à la préparation et à la tenue d'évènements (cérémonies, ateliers...) ; opérations de saisie/mise à jour sur les logiciels ; travaux de reprographie ; participation aux opérations d'archivage (sensibilisation, organisation, suivi.) ; mise à disposition de fournitures, mobilier, consommables.
Appliquer, dans le cadre de l'exercice de l'ensemble des missions ci-dessus, les attendus de la démarche Quali'ATE, afin d'assurer un accueil de qualité et s'inscrire dans une démarche écoresponsable

Votre environnement professionnel

- Activités du service Le SBML est l'un des trois services du secrétariat général commun. Ses missions principales, dans les domaines budgétaire, logistique et immobilier sont les suivantes : - la préparation, la négociation, la mise en oeuvre et le suivi de l'exécution des budgets gérés - le pilotage et l'organisation du soutien logistique pour garantir le bon fonctionnement des services - l'adaptation des bâtiments aux besoins des services et la préservation du patrimoine immobilier

- Composition et effectifs du service Le SBML compte deux pôles et 15 agents : - le chef de service - Pôle du pilotage budgétaire et de la commande publique : 1 chef de pôle (catégorie B), 2 agents de catégorie B et 1 de catégorie C - Pôle de l'accueil et de la logistique : 1 chef de pôle (catégorie A), 1 agent de catégorie B et 8 de catégorie C

- Liaisons hiérarchiques Le chef du pôle de l'accueil et de la logistique, le chef du SBML, la directrice du SGCD

- Liaisons fonctionnelles L'ensemble des services du SGC et des entités bénéficiaires

Experience: Débutant accepté - SI MOTIVATION ++++++

Compétences: Utilisation des outils de bureautique,informatique,Connaître l'environnement professionnel,sens développé du contact et de l'accueil,Savoir s'adapte

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.