Assistant de Direction H/F - Service Public

La D.D.T des Alpes de Haute-Provence comprend environ une centaine d'agents répartis en cinq services « métiers ».
L'agent titulaire du poste objet de la présente offre est positionné sous la responsabilité du directeur départemental.

Vous bénéficierez :
- d'un PC individuel
- d'un accès à des véhicules de service en pool

Vous aurez droit à des jours de récupération du temps de travail (RTT) en fonction des modalités horaires que vous choisirez parmi 4 possibilités, comme le prévoit le règlement intérieur de la DDT (entre 36h et 38h30 sur 4 jours et demi ou 5 jours de travail hebdomadaires).

En plus des prestations sociales proposées par les ministères, vous bénéficierez d'une participation de l'État pour vos déjeuners, dont le montant est fonction de votre indice et de la part nationale fixée annuellement (montant compris entre 7 et 9 euros).

Vous pourrez utiliser ces tickets-repas chez des prestataires conventionnés (restaurants, boulangeries), ainsi qu'au au cercle mixte de la gendarmerie nationale (à 500m de la DDT).

Si vous préférez vous restaurer sur place, vous pourrez le faire dans une salle de cafétéria ou bien, lorsque le climat le permet, sur des espaces verts équipés de tables et bancs dédiés à cet effet.

Vous bénéficierez des activités sportives et culturelles, moments de convivialité et tarifs préférentiels (loisirs, voyages...) proposés par les associations du personnel ASCEE et ASMA.

Rattaché(e) au Directeur et à son adjoint, vous serez le point d'appui essentiel de la Direction : garant(e) de l'organisation efficace de leurs agendas, de leurs déplacements et du flux d'informations sensibles.

Vous serez également l'interface privilégiée entre la Direction, les services internes les interlocuteurs institutionnels (préfectures, sous-préfectures) et les partenaires extérieurs.

Votre rigueur, votre discrétion et votre capacité d'anticipation contribueront directement à l'efficacité de la Direction et au bon fonctionnement de l'ensemble des services.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Appui direct au Directeur et à son adjoint :
Vous assurez leur secrétariat personnel : filtrage des appels, tenue de leurs agendas, frappe et mise en forme des courriers et messages, rédaction de notes et de courriers sur la base de consignes globales.
Vous organisez la logistique de leurs déplacements (hôtels, billets de train) et veillez aux aspects matériels (fournitures, salles de réunion).
Vous recherchez les renseignements utiles à la Direction et assurez une veille sur la signature des courriers signalés.

Secrétariat du comité de direction :
Vous organisez les réunions du comité de direction, en assurez les comptes rendus et leur diffusion aux membres.

Gestion du courrier et des communications institutionnelles :
Vous gérez le circuit du courrier réservé, ainsi que les demandes de la préfecture et des sous-préfectures, que vous diffusez aux services concernés. Vous gérez les boîtes à lettres génériques en orientant directement les courriers vers la Direction, les services ou les agents compétents.

Suivi des congés :
Vous traitez les demandes de congés du Directeur (transmises au Préfet) et établissez les plannings prévisionnels des congés de l'adjoint et des chefs de service.

Appui CASPER :
Vous assurez la gestion des congés des chefs de service.

CHAMP RELATIONNEL :
gents de la structure.

À l'externe : les préfectures et sous-préfectures, la DRAAF et la DREAL PACA

SAVOIRS :
- Sens du contact et de l'écoute, courtoisie et tact.

- Respect des délais et gestion des priorités.

- Esprit d'initiative.

- Qualité rédactionnelle et d'expression orale.

- Maîtrise des outils de bureautique.

SAVOIR-FAIRE :
- Discrétion absolue.

- Confidentialité.

- Adaptabilité.

- Disponibilité.

- Réactivité.

- Capacité d'organisation.

- Capacité d'initiative.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Respect des délais
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Esprit d'initiative
• Confidentialité
• Courtoisie